Contact

Design & Build: 4 Tips for Realising a complex Life Sciences facility
19-08-2017

#Design & Build: 4 Tips for Realising a complex Life Sciences facility

"Does a Design & Build contract suit the realisation of my new facility?"

A question many contractors have been asking themselves in recent years.

The building process is increasingly complex, especially for complex Life Sciences buildings such as laboratories, cleanrooms, and production facilities. This causes many clients to choose a design & build (like) construction according to the UAV-GC (Integrated Contracts). This way the responsibility for both (a part of) the design and the implementation is carried by one party. Traditionally, responsibility lies with several parties, all of whom are directed by the client. 

The main part of this blog is written in Dutch but available in English upon request. If so, please send us a short message to receive it.

“Past een Design & Build contract bij de realisatie van mijn nieuwe faciliteit? “

Dat is een vraag die veel opdrachtgevers zich de laatste jaren stellen.
Het bouwproces wordt steeds complexer, zeker bij complexe gebouwen als laboratoria, cleanrooms en productiefaciliteiten. Dat brengt veel opdrachtgevers ertoe om voor een design & build (achtige) constructie te kiezen volgens de UAV-GC (Geïntegreerde contracten). Hierbij wordt de verantwoordelijkheid voor zowel (een deel van) het ontwerp als voor de uitvoering integraal bij één partij ondergebracht. Traditioneel lag deze verantwoordelijkheid bij verschillende partijen die allemaal door de opdrachtgever aangestuurd werden.

De voordelen voor de opdrachtgevers van een geïntegreerd contract zijn er dan ook zeker:

  • 1 aanspreekpunt/verantwoordelijke voor alle disciplines van het bouwproject
  • Verminderen van faserings- en afstemmingsrisico's
  • Betere prijs/kwaliteitverhouding (gebruik maken van inkoopvoordeel van de bouwers)
  • Eerder prijszekerheid
  • Meer kansen voor innovatie

Toch lopen nog niet alle design & build contracten naar tevredenheid, vooral bij deze complexe gebouwen ervaren we dat de resultaten niet altijd helemaal binnen de verwachtingen vallen of dat er tijdens het proces nog veel sturing nodig is om het gewenste resultaat te bereiken.

Succesfactoren

Voor een succesvol design & build traject voor een complex gebouw zijn 4 succesfactoren belangrijk:

  1. Een goed begin is essentieel
  2. Borg het procesverloop
  3. Borg de kennis van het gebruikersproces
  4. De juiste partners juist inzetten

1. Een goed begin

Allereerst valt of staat een goed design & build traject met een goed programma van eisen en een goede vraagspecificatie. Wanneer de uitgangspunten niet volledig genoeg zijn of niet de lading van de wensen dekt, kan een aannemer nooit een goed product leveren en zal het project voor alle partijen onbevredigend uitpakken. Je krijgt immers wat je vraagt. Bijvoorbeeld als je alleen specificeert dat je een cleanroom wilt die voldoet aan ISO 5, zonder daar aan toe te voegen dat dat geldt voor deeltjes van 5 µm en 0,5 µm “in operation”, bestaat de kans dat je eindigt met een cleanroom die niet aan alle benodigde eisen voldoet voor het beoogde proces. Zorg dus voor een goed en uitgebreid programma van eisen dat de kritische aspecten voor het proces helder omschrijft. Helaas ontstaan nog te veel meningsverschillen door het niet helemaal eenduidig vastleggen van de eisen of het niet tijdig in overleg treden over de intentie van bepaalde artikelen in de vraagspecificatie. Bekende discussiepunten zijn bijvoorbeeld interpretaties van kwaliteit, flexibiliteit, modulariteit en duurzaamheid.

2. Borg het procesverloop

De UAV GC biedt voldoende mogelijkheden om bij de selectie van de D&B partner het procesverloop vooraf goed te definiëren. In de UAV GC kunnen we volgens Annex III en Annex IV een acceptatieplan en een toetsingsplan vastleggen. Hierbij wordt aangegeven op welke momenten of op welke stukken je een controle wilt uitvoeren (zonder harde consequenties voor de D&B partner) en bij welke momenten of op welke stukken eerst formeel goedkeuring kan worden gegeven alvorens het proces verder kan gaan. Het niet goed vastleggen van deze toets en acceptatie criteria, zeker in combinatie met verschillende interpretaties van het PvE, monden vaak uit in een discussie over geld en tijd. Een goed begin met juiste en volledige uitgangspunten voor eisen en proces zijn dus cruciaal voor een goed design & build traject.
Zorg voor een goede (functionele) vraagspecificatie waarin ook het procesverloop en de controle momenten goed zijn omschreven. Door de eisen en ook het proces goed te definiëren krijgt de design & build partner ook de kans een goed gebouw uit te werken.

3. Borg de kennis van het gebruikersproces

Een productie- of laboratoriumfaciliteit zou altijd vanuit het gebruikersproces moeten worden ontworpen. De faciliteit moet ten dienste staan aan het proces dat er plaats gaat vinden. Daar zit gelijk een risico voor dit type projecten. Een adviseur die gewend is om te gaan met de eindgebruikers kan hierbij de juiste procesvragen stellen die vervolgens worden vertaald in een solide technisch ontwerp. Juist in de beginfase is het belangrijk dat de opstellers van de specificatiedocumenten het gebruikersproces goed leren kennen. Echter, zodra het proces helemaal inzichtelijk is bij de ontwerpende partij dragen we bij een design & build traject het ontwerp over aan een nieuwe partij. Deze partij heeft doorgaans minder kennis van de bewuste processen en kent het specifieke gebruikersproces nog helemaal niet. Dit kan leiden tot interpretatieverschillen die aan beide zijden als heel logisch gezien worden en te wijten zijn aan een verschil aan kennis van het gebruikersproces. Denk bijvoorbeeld aan filters die regelmatig vervangen moeten worden oorspronkelijk buiten de werkruimten bedacht zijn, maar in het D&B ontwerp toch in het plafond boven de productieruimten geplaatst worden. Hierdoor zou het proces stilgelegd moeten worden om de filters te vervangen. Technisch een gunstigere oplossing maar desastreus voor het werkproces.

4. De juiste partners juist inzetten

Ook leert de ervaring dat er veel verschil kan zitten in ontwerpkennis bij de aannemers. Een vraagspecificatie is geen uitgewerkt bestek (detail ontwerp), hier is nog een belangrijk deel van het ontwerpproces (van het functioneel ontwerp naar het uitvoeringsgereed ontwerp) voor nodig. Begrippen als functionaliteit flexibiliteit, modulariteit en duurzaamheid blijven bijvoorbeeld nog weleens achter, evenals een goede total cost of ownership (TCO) benadering voor de ontwerpkeuzen. Het komt het resultaat van een design & build traject ten goede als de proceskennis geborgd blijft bij de overdracht van de vraagspecificatie naar de ontwerpende aannemers. Dit kan bijvoorbeeld door de adviseur die de vraagspecificatie heeft opgesteld een actieve rol te geven in de uitwerking van het technische ontwerp en de uitvoering. Eventueel kan een expert gebruiker met technische achtergrond deze rol ook vervullen. Een adviseur kan zowel aan de opdrachtgeverszijde of aan de opdrachtnemerszijde (D&B partner) acteren bij de uitvoering van het design & build project. Hiernaast is het een belangrijke taak van de design & build aannemers zelf om ook kritisch te kijken naar de vraag (achter de vraag) van de klant en oplossingsrichtingen te spiegelen met de klant en de adviseur. Met deze maatregelen wordt de intentie van de vraagspecificatie gecontroleerd, geborgd, en wordt er veel dubbel werk, extra kosten en frustratie voorkomen.

Voordelen

De voordelen van een design & build traject zijn zeker aanwezig, met één contractpartner voor de uitvoering zijn de communicatielijnen kort en de verantwoordelijkheden helder. Doordat vroegtijdig een aannemer wordt ingeschakeld kan hij of zij eigen specifieke kennis van de uitvoering en inkoopvoordelen inbrengen. Ook levert het tijdwinst op doordat de besteksfase en de uitwerking tot werktekeningen in een keer wordt gedaan. En niet te vergeten is er eerder zekerheid over de prijs en de planning.

Met goede startdocumenten, geborgde proceskennis, en een goede aannemer met voldoende technische ontwerpcapaciteit en -kunde kan een dergelijk proces erg goed lopen en zal het zeker voordelen met zich meebrengen. Enkele zeer succesvolle projecten zijn op een dergelijke manier verlopen. Bij een van mijn eigen projecten in een dergelijke constructie is bijvoorbeeld de ruwbouw sneller gelopen dan gepland en zijn er bouwkostenbesparingen gerealiseerd (tot wel 10%) zonder functieverlies voor het proces door gebruik te maken van ervaringen en inkoopvoordelen van de aannemers.

Samenvattend

Het is erg belangrijk te starten met een degelijk Programma van Eisen en een gedetailleerde vraagspecificatie met definitie van het gewenste procesverloop. De tijd en het geld dat in dit eerste deel wordt geïnvesteerd betaalt zich dubbel en dwars terug in de rest van het traject.

Een design & build traject voor een complexe gebouwde omgeving kent een aantal risico’s. Met name de kennis van het gebruikersproces en de gewenste functionaliteit is belangrijk om te blijven borgen tijdens het hele proces. Ook is het selecteren van een kundige aannemer cruciaal voor een goed verloop. De proceskennis en de juiste uitwerking van het technische ontwerp kan geborgd worden door een expert van de opdrachtgever of een adviseur een sturende rol te geven bij het uitwerken van het technische ontwerp door de aannemers.

Concluderend biedt een design & build constructie ook bij complexe gebouwen belangrijke voordelen, mits de proceskennis en het ontwerp- en bouwproces goed worden geborgd.

Blog by: ir. Bert Wielders - Xendo


Subscribe to newsletter